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Häufige Fragen
Erste Schritte
Das Offertensystem ist eine cloudbasierte SaaS-Plattform für KMU in der Dienstleistungsbranche. Verwalte Offerten, Leads, Termine, Rechnungen und Quittungen an einem Ort — mit eigenem Branding und branchenspezifischen Features. Optional erhältst du als Addon eine eigene Subdomain für deine öffentlichen Offerten und Dokumente.
Das System ist auf Dienstleister in den Bereichen Umzug, Malerei, Handwerk, Gartenbau und Reinigung ausgelegt. Branchenspezifische Offerten-Formulare, Leistungskataloge, Pauschalen und Checklisten sind vorkonfiguriert. Es eignet sich für Einzelunternehmer ebenso wie für Teams mit mehreren Mitarbeitern.
Das initiale Setup dauert typischerweise 15–30 Minuten. Der 8-Schritte Einrichtungs-Assistent führt dich durch Firmendaten, Branding, Branche, Leistungsumfang, E-Mail-Anbindung und die erste Offerte. Danach kannst du sofort produktiv arbeiten — weitere Feinjustierungen wie Mail-Templates oder Mitarbeiter hinzufügen gehen jederzeit.
Ja. Auf der Startseite beschreibst du einen Auftrag so, wie ihn dir ein Kunde am Telefon schildert — tippen oder diktieren. Die KI erkennt Branche und Angaben, rechnet mit denselben Formeln wie das fertige System und zeigt dir sofort eine Offerte samt Preis und Herleitung. Fehlt etwas Preisrelevantes, stellt sie höchstens drei Rückfragen und rechnet neu. Erst danach kommt die Frage nach einem Konto — und deine Offerte wandert mit hinein. Gerechnet wird mit branchenüblichen Standardwerten; sobald du deine eigenen Stundensätze und Angebots-Optionen hinterlegst, wird es genauer.
Ja — es gibt eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Kreditkarte. Du erhältst vollen Zugriff auf alle Features deines gewählten Plans. Nach Ablauf wird dein Account nicht automatisch in ein Abo umgewandelt. Du erhältst drei Tage vor Ablauf eine Erinnerung per E-Mail und kannst dann entscheiden, ob du ein Abo abschliessen oder deine Daten exportieren möchtest.
Ja — das Offertensystem unterstützt den Import von Kunden, Leads und Preislisten aus CSV und Excel. Im Dashboard unter Daten-Import lädst du die Datei hoch und ordnest die Felder zu.
Pro — für wachsende Teams: alles aus Basis plus Offerten bearbeiten & duplizieren, Profi-Kalkulator, Kundenliste mit Suche & Autocomplete, Planungskalender mit ICS-Export, Google Maps & Distanzberechnung, Besichtigungstermine, Mitarbeiter-Verwaltung, WhatsApp-Versand, Leads & automatischer E-Mail-Import, Offerten-Tracking, 3 Mitarbeiter, 4 Sprachen.
Premium — voller Funktionsumfang: alles aus Pro plus Rechnungsversand, Quittungen mit digitaler Unterschrift, QR-Rechnung (Swiss QR & EPC/SEPA), Belege-Manager, Zahlungsabgleich mit Bank und TWINT, Buchhaltungs-Export und -Anbindung, 360°-Kundenprofil mit Historie und CSV-Export, Checklisten-System, Mängelprotokoll mit Fotodokumentation, Kunden-Uploads & Dateimanagement, Statistik-Dashboard, Archiv, Review-Booster, 30 Sprachen mit DeepL-Integration, 5 Mitarbeiter, eigene Subdomain inklusive, OAuth E-Mail-Integration und Prioritäts-Support.
Zusätzlich gibt es Addons wie AI Quote Bot, AI Möbel Vision, Lead-Widget, Buchungs-Widget, Tourenplaner, AI-Chatbot und eigene Subdomain, die unabhängig vom Plan dazugebucht werden können.
Das System unterstützt CHF, EUR, GBP und weitere europäische Währungen. Länderspezifische MwSt-Sätze sind hinterlegt und werden automatisch angewendet. Kunden erhalten Offerten in der Hauptsprache mit korrekter MwSt und Währung. Ab Pro können 3 weitere Sprachen für den Kundenversand gewählt werden, in Premium sind alle 30 Sprachen verfügbar. MwSt-Satz und Währung bleiben dabei immer gleich.
Ja — bei jährlicher Zahlung gewähren wir 20% Rabatt gegenüber der monatlichen Abrechnung. Du kannst zwischen monatlich und jährlich jederzeit wechseln.
Ja — die Kündigung erfolgt direkt im Dashboard unter Abo-Verwaltung. Das Abo läuft bis zum Ende der jeweiligen Laufzeit weiter — sowohl bei monatlicher als auch bei jährlicher Abrechnung. Nach Kündigung bleiben deine Daten 90 Tage verfügbar, sodass du sie in Ruhe exportieren kannst.
Nach Ablauf der Testphase wird dein Account nicht automatisch in ein kostenpflichtiges Abo umgewandelt — es ist keine Kreditkarte nötig. Du erhältst drei Tage vor Ablauf eine Erinnerung per E-Mail. Entscheidest du dich für ein Abo, wählst du im Dashboard den gewünschten Plan und die Zahlungsmethode. Ohne Abo-Abschluss wird der Account pausiert — deine Daten bleiben 90 Tage sicher gespeichert.
Ja — sowohl Upgrade als auch Downgrade sind jederzeit möglich. Ein Upgrade greift sofort, die Differenz wird anteilig verrechnet. Ein Downgrade wird zum Ende der aktuellen Laufzeit wirksam. Addons wie Buchungs-Widget oder Tourenplaner können unabhängig vom Plan dazu- oder abgewählt werden.
Das Abo kann mit folgenden Zahlungsmitteln bezahlt werden: TWINT, Mastercard, Visa, Apple Pay, Google Pay, Maestro, American Express, PayPal, Diners Club, Discover und Samsung Pay.
Funktionen
Beim Setup wählst du einmalig deine Branche. Danach gibst du bei jeder Offerte die Kundendaten ein und wählst die gewünschten Leistungen an. Du kannst auch einen eigenen Katalog anlegen, um per Schnellauswahl häufige Leistungen auszuwählen. Die fertige Offerte wird als PDF per E-Mail an den Kunden versendet. Der Status-Flow reicht von Entwurf über Gesendet bis Abgeschlossen. Verfügbar in allen Plänen.
Aktuell vorkonfiguriert sind: Umzug (inkl. Teilumzug, Firmenumzug, Entsorgung mit Volumenrechner), Malerei (Innen, Fassade, Tapezieren, Raum-Pakete), Handwerk (Reparaturen, Montage), Gartenbau (Anlage, Pflege, Baumfällung) und Reinigung (Endreinigung, Unterhaltsreinigung, Spezialreinigung). Jede Branche hat eigene Leistungskataloge, Checklisten, Offerten-Templates und PDF-Vorlagen.
Leads sind eingehende Kundenanfragen. Per OAuth-Verbindung mit deinem E-Mail-Postfach (Gmail, Microsoft 365, IMAP) scannt das System eingehende Mails und erkennt Anfragen automatisch. Du kannst selbst konfigurieren, welche Absender und Suchbegriffe als Lead erkannt werden. Die Leads erscheinen im Dashboard und können mit einem Klick in Offerten umgewandelt werden. Ab Pro enthalten — in Basis mit dem Addon «AI Quote Bot — KI-Lead-Paket» freischaltbar.
Jede Offerte hat eine öffentliche Online-Ansicht als PDF. Dort findet der Kunde einen Bestätigungs-Button, mit dem er die Offerte direkt annehmen kann. Der Status wechselt automatisch und du erhältst eine Benachrichtigung. Optional kann der Kunde Änderungswünsche direkt über die Online-Ansicht mitteilen.
Alle bestätigten Termine erscheinen automatisch im Kalender mit Monats-, Wochen- und Tagesansicht. Der Kalender zeigt Aufwandsdauer und Ganztags-Termine an. Auf Wunsch synchronisiert er zusätzlich mit Google Calendar — siehe «Wie verbinde ich meinen Google-Kalender?». Pro-Feature (ab Pro verfügbar).
Unter Einstellungen → Kalender-Sync hinterlegst du einen Google-Service-Account und pro Dienstleistung eine Calendar-ID. Bestätigte Termine erscheinen dann automatisch im passenden Kalender — Besichtigung, Umzug, Übergabe und so weiter je in ihrem eigenen.
Wichtig: Jeder Kalender muss in Google für die Service-Account-Adresse freigegeben sein, Berechtigung «Termine ändern». Die Adresse steht auf derselben Seite. Ohne diese Freigabe bleibt der Kalender leer.
Mit dem Buchungs-Addon kommt eine zweite Ebene dazu: Dort legst du pro Mitarbeiter fest, in welchen Kalender seine gebuchten Termine geschrieben werden. Wählt ein Kunde im Widget einen bestimmten Mitarbeiter, landet der Termin direkt in dessen Kalender — so sieht jeder im Aussendienst nur seine eigenen Einsätze. Bleibt das Feld leer, gilt der Firmenkalender aus den Buchungs-Einstellungen.
Ist gar kein Kalender hinterlegt, bleiben die Termine ausschliesslich im internen Planungskalender. Das ist zulässig — du wirst im Dashboard aber darauf hingewiesen.
Digitale Checklisten ermöglichen es dir, branchenspezifische Aufgabenlisten pro Offerte oder Auftrag zu erstellen. Mitarbeiter haken Punkte direkt vom Smartphone ab — ideal für Vor-Ort-Arbeiten. Vorkonfigurierte Checklisten-Vorlagen gibt es für alle unterstützten Branchen. Pro-Feature.
Das Quittungs-Modul ermöglicht digitale Quittungen mit Unterschrift direkt auf dem Smartphone oder Tablet. Rechnungen können aus bestätigten Offerten generiert und per E-Mail versendet werden. Für Schweizer Kunden wird der Swiss QR-Einzahlungsschein automatisch integriert, für EU-Kunden ein EPC-QR-Code mit den Zahlungsinformationen. Premium-Feature.
Das Mängelprotokoll dient der Vor-Ort-Dokumentation von Schäden mit Foto-Upload, Beschreibung und Zustandserfassung. Beide Parteien können digital unterschreiben. Das Protokoll wird als PDF archiviert und ist jederzeit abrufbar — besonders nützlich für Umzugs- und Handwerksbetriebe.
Ja — du sendest deinem Kunden einen separaten Upload-Link. Über diesen Link kann der Kunde Fotos, Grundrisse oder andere Dateien hochladen. Die Uploads erscheinen in einem separaten Tab und können bei der Bearbeitung der Offerte direkt übernommen werden. Pro-Feature.
Ja — in den Einstellungen legst du Mitarbeiter mit eigenen Zugangsdaten, individuellen Sprachen und spezifischen Rechten an. Basis erlaubt 1 Mitarbeiter, Pro bis zu 3 und Premium bis zu 5 Mitarbeiter mit System-Login. Mit dem Buchungs-Addon kannst du zusätzliche Mitarbeiter für die Buchungsplanung einrichten (Starter: 1, Business: bis 5, Team: unbegrenzt) — diese erhalten jedoch keinen eigenständigen System-Login.
Das System unterstützt insgesamt 30 europäische Sprachen, darunter Deutsch, Französisch, Italienisch, Englisch, Spanisch, Portugiesisch, Niederländisch, Polnisch, Türkisch, Griechisch und viele weitere. Basis umfasst 1 Sprache, Pro 4 Sprachen (Hauptsprache + 3 für den Kundenversand) und Premium alle 30 Sprachen inklusive automatischer DeepL-Übersetzung. Die Offerten, E-Mails und PDFs werden in der gewählten Kundensprache erstellt.
Für Schweizer Kunden wird der Swiss QR-Einzahlungsschein automatisch in die Rechnungs-PDF integriert. Kunden scannen den QR-Code mit ihrer Banking-App. Für EU-Kunden wird ein EPC-QR-Code generiert, der ebenfalls direkt mit einer Banking-App gescannt werden kann. Premium-Feature.
Mit dem Review Booster sendest du Kunden nach Abschluss eines Auftrags einen Link zur Bewertungsseite. Im Dashboard erscheint ein Erinnerungs-Banner, mit dem du die Einladung auslöst. Kunden bewerten mit Sternen — bei hoher Bewertung werden sie zu deiner Google-Bewertungsseite weitergeleitet, bei niedriger erhältst du internes Feedback. Du entscheidest selbst, welche Bewertungen veröffentlicht werden.
Addons
Addons sind unabhängig vom gewählten Plan (Basis/Pro/Premium) buchbar und erweitern den Funktionsumfang:
• Buchungs-Widget (3 Stufen: Starter, Business, Team) — Online-Terminbuchung für deine Website • Tourenplaner — Routen- & Einsatzplanung mit Kartenansicht • AI-Chatbot (3 Stufen: Starter, Business, Enterprise) — KI-gestützter Chatbot für Kunden-Offerten • Eigene Subdomain — firma.offertensystem.com mit eigenem Branding und Favicon
Für Buchungs-Widget + Tourenplaner gibt es Kombi-Pakete mit Rabatt. Alle Addons bieten 20% Rabatt bei jährlicher Zahlung.
Das Buchungs-Widget ist ein JavaScript-Snippet für deine Website. Kunden können darüber direkt Besichtigungstermine buchen — basierend auf deinen Öffnungszeiten und Mitarbeiter-Verfügbarkeiten. Das Widget erscheint auch automatisch in der öffentlichen Online-Ansicht deiner Offerten, sodass Kunden direkt online buchen können. Es gibt drei Stufen:
Booking Starter — 1 Mitarbeiter für die Buchungsplanung Booking Business — bis zu 5 Mitarbeiter Booking Team — unbegrenzte Mitarbeiter
Das Widget kann per Copy-Paste in WordPress, Wix, Jimdo oder jede andere Website eingefügt werden. Im Buchungskalender kannst du Mitarbeitern Farben zuweisen und Buchungen per Drag & Drop zwischen ihnen verschieben. Die Mitarbeiter im Booking Addon erhalten keinen eigenständigen System-Login.
Damit gebuchte Termine in Google Calendar erscheinen, muss ein Kalender hinterlegt sein: entweder ein Firmenkalender in den Buchungs-Einstellungen oder — feiner — pro Mitarbeiter ein eigener. Dann geht jede Buchung genau in den Kalender des Mitarbeiters, den der Kunde gewählt hat. Ohne Eintrag bleiben die Termine im internen Planungskalender; das Dashboard weist dich darauf hin.
Arbeitszeiten am Wochenende setzt du pro Mitarbeiter getrennt: Hakst du Sa oder So als Arbeitstag an, erscheinen Felder für abweichende Zeiten — etwa Sa 08–14 Uhr und So 10–16 Uhr. Bleiben sie leer, gelten die Zeiten unter der Woche auch am Wochenende.
Bis zu drei Kalender pro Mitarbeiter lassen sich für die Verfügbarkeit hinterlegen (Calendar ID 1–3) — praktisch, wenn jemand Besichtigungen, Lieferungen und Umzüge in getrennten Kalendern führt. Alle drei werden auf belegte Zeiten geprüft. Geschrieben wird ausschliesslich in den Kalender unter «Termine dieses Mitarbeiters eintragen in».
Startzeiten werden im 15-Minuten-Takt angeboten. Wie viel ein Termin tatsächlich belegt, bestimmen Dauer + Puffer aus den Buchungs-Einstellungen: Bei 25 Minuten Dauer und 20 Minuten Puffer blockiert eine Besichtigung 45 Minuten. Der feine Takt öffnet also keine Doppelbuchungen, er füllt Lücken nur genauer aus.
Nach jedem bestehenden Termin bleibt Fahrzeit frei. Steht im Google-Termin eine Adresse, wird die echte Route zur Kundenadresse gerechnet. Fehlt sie, gilt die Fahrzeit-Pauschale aus Buchung → Allgemein (Vorgabe 30 Minuten). Weniger als der eingestellte Puffer wird es nie — der ist Vor- und Nachbereitung und fällt immer an.
Bei einem Umzug zählt für die Weiterfahrt die Einzugsadresse: Dort steht das Team am Ende, nicht an der Auszugsadresse.
Damit die Adressen gelesen werden können, muss der Kalender in Google mit der Berechtigung «Alle Termindetails sehen» freigegeben sein. Ist er nur als «Frei/Belegt» geteilt, funktioniert alles weiterhin — dann gilt überall die Pauschale.
Ob das bei dir stimmt, musst du nicht in den Google-Einstellungen nachsehen: Auf der Seite Buchung gibt es den Knopf «Kalender jetzt prüfen». Er geht jeden hinterlegten Kalender durch und sagt dir pro Kalender, ob er erreichbar ist, ob Adressen lesbar sind und — wo nötig — ob Termine eingetragen werden können.
Nicht blockierend sind abgesagte Termine und solche, die in Google als «Verfügbar» markiert sind.
Mehrere Mitarbeiter: Kunden können statt einer Person «Egal — nächster freier Termin» wählen. Dann erscheint jede Zeit, die irgendjemand übernehmen kann; wer hinfährt, wird erst nach der Uhrzeit gefragt — und nur dann, wenn zu dieser Zeit tatsächlich mehrere frei sind.
Der Tourenplaner ist ein Addon für Betriebe mit mehreren Stopps pro Tag — etwa Umzugsfirmen oder Handwerker mit Vor-Ort-Terminen. Er bietet Monats-, Wochen- und Tagesansicht, zeigt Stopps auf der Karte mit Routenberechnung und ermöglicht Drag & Drop zur Umplanung. Mitarbeiter können zu Teams gruppiert und farblich gekennzeichnet werden. Integriert mit Google Maps für automatisches Geocoding und Routen-Berechnung.
Der AI-Chatbot erscheint als Widget auf deinen öffentlichen Offerten-Seiten und beantwortet Kundenfragen automatisch — in allen 30 Sprachen. Er kennt den vollständigen Offerten-Kontext und kann Preise, Leistungen und Details erklären. Es gibt drei Stufen:
Alle Pläne beinhalten 10 Nachrichten pro Chat/Tag als Fair-Use-Limit. Bei komplexen Anfragen leitet der Bot an dich per E-Mail oder WhatsApp weiter.
Ja — für Buchungs-Widget und Tourenplaner gibt es Kombi-Pakete zu vergünstigten Preisen, in allen drei Booking-Stufen (Starter, Business, Team), jeweils mit Tourenplaner. Neu gibt es auch KI-Komplett: AI Quote Bot und AI Möbel Vision Starter im Paket — KI-Komplett Basis (KI-Lead-Paket + Vision) und KI-Komplett Pro (Quote Bot Pro + Vision), jeweils CHF 5/Monat günstiger als einzeln. Bei den Booking-Kombis gilt zusätzlich der 20%-Rabatt bei jährlicher Zahlung.
Mit dem Subdomain-Addon erhältst du eine eigene Adresse im Format firmenname.offertensystem.com inklusive eigenem Favicon. Auf dieser Subdomain laufen deine öffentlichen Offerten, Quittungen und Rechnungen — alles mit deinem Branding. Das interne Dashboard bleibt auf der Hauptdomain.
Technisches & Integration
Ja — das Offertensystem bietet einen eingehenden Webhook-Endpoint, über den externe Systeme Leads erstellen können. Der Endpoint ist per Secret-Key gesichert und kann in den Einstellungen aktiviert und konfiguriert werden. Damit lassen sich auch Buchhaltungssysteme anbinden.
Du verbindest dein E-Mail-Postfach einmalig per OAuth (Gmail, Microsoft 365) oder IMAP. Das System scannt eingehende Mails und erkennt Kundenanfragen automatisch. Du kannst selbst definieren, welche Absender und Suchbegriffe als Lead erkannt werden sollen. Die erkannten Leads erscheinen im Dashboard und können mit einem Klick in Offerten umgewandelt werden. Ab Pro enthalten — in Basis mit dem Addon «AI Quote Bot — KI-Lead-Paket» freischaltbar.
Das System bietet strukturierte CSV- und Excel-Exporte für deine Buchhaltung. Für den Bankabgleich steht camt.053-XML zur Verfügung. Über die Webhook-Schnittstelle können Buchhaltungssysteme direkt angebunden werden. Der Belege-Manager ermöglicht zudem OCR-basierte Belegerfassung direkt im Dashboard. Premium-Feature.
Ja — das Offertensystem ist vollständig DSGVO- und revDSG-konform. Alle Daten werden verschlüsselt gespeichert. Nutzer können ihre Daten jederzeit exportieren oder löschen. Ein Data Processing Agreement (DPA) kann auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.
Die Daten werden auf Servern in der Schweiz gehostet (Hostpoint, Rapperswil). Tägliche automatische Backups werden 30 Tage aufbewahrt. Kein Datenexport in Drittstaaten.
Im Dashboard kannst du jederzeit CSV-, Excel- und PDF-Exporte deiner Offerten, Kundendaten, Rechnungen und Belege herunterladen. Für den Bankabgleich gibt es zusätzlich camt.053-XML. Bei Kündigung bleiben deine Daten 90 Tage zugänglich für den Export.
Ja — das gesamte Dashboard und die Kunden-Offerten sind vollständig mobile-optimiert. Als Progressive Web App (PWA) kannst du das Dashboard auf dem Homescreen installieren und offline auf bereits geladene Daten zugreifen. Offerten erstellen, Termine planen, Checklisten abhaken und Unterschriften holen — alles direkt vom Smartphone.
Support & Hilfe
Du erreichst uns per E-Mail an [email protected] oder über den Feedback-Button direkt im Dashboard.
Einen Bug kannst du über den Feedback-Button direkt im Dashboard melden. Alternativ per E-Mail mit einer Beschreibung und idealerweise Screenshots an [email protected].
