Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Plattform im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG):

Majahe GmbH (i.Gr.)
Marco & Janina Heusser
Südstrasse 11
8180 Bülach, Schweiz
E-Mail: [email protected]

2. Geltungsbereich und Rollenverteilung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Plattform offertensystem.com, ein CRM- und Offertentool für Dienstleistungsunternehmen (z.B. Umzug, Reinigung, Handwerk, Maler/Gipser, Gartenbau). Die Plattform verarbeitet Daten in zwei Rollen:

2.1 B2B — Unsere Geschäftskunden (Firmen)

Wir verarbeiten personenbezogene Daten registrierter Firmen und deren Mitarbeitenden zur Kontoverwaltung, Abonnementverwaltung, Fakturierung und Bereitstellung der CRM-Funktionen. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

2.2 B2C — Endkunden der Firmen

Für personenbezogene Daten von Endkunden, die von Firmen in unser System eingegeben werden (z.B. via Lead-Formulare, Volumenrechner oder Terminbuchung), ist die jeweilige Firma der datenschutzrechtlich Verantwortliche. Majahe GmbH (i.Gr.) agiert in diesem Fall als Auftragsverarbeiterin gemäss Art. 28 DSGVO. Es bestehen entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit unseren Geschäftskunden.

3. Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten

Auf unserer Plattform werden je nach Nutzungskontext folgende Datenkategorien verarbeitet:

Kontaktdaten (B2B): Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Firmenname, Adresse — Zweck: Kontoverwaltung, Kommunikation, Vertragserfüllung.

Kontaktdaten (B2C/Endkunden): Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Adressen (von/nach) — Zweck: Offertenerstellung, Terminvereinbarung, Kommunikation im Auftrag der Firma.

Zahlungsdaten (B2B): Werden durch Stripe/PayPal via WooCommerce verarbeitet — Zweck: Abonnementverwaltung, Zahlung.

Projektdaten: Volumenberechnungen, Checklisten, Mängelprotokolle, Kalkulationen — Zweck: Erstellung und Verwaltung von Offerten.

Kommunikationsdaten: E-Mail-Inhalte, WhatsApp-Nachrichten, Push-Benachrichtigungen — Zweck: Kundenkommunikation im Auftrag der Firma.

Dateien/Uploads: Fotos, Videos, Dokumente (max. 10 MB) sowie Anhänge aus Kundenanfragen (Fotos, PDFs), die per E-Mail oder Anfrageformular eingehen — Zweck: Dokumentation für Offerten und Aufträge; Anfrage-Anhänge werden der jeweiligen Anfrage zugeordnet gespeichert.

Technische Daten: IP-Adresse, Browser-Typ, Geräteinformationen — Zweck: Sicherheit, Missbrauchsschutz, Review Booster.

OAuth-Tokens: Zugangs- und Refresh-Tokens für Google, Microsoft — Zweck: E-Mail-Integration und Kalender-Synchronisation.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Verarbeitung zur Bereitstellung der Plattform, Kontoverwaltung, Abonnement und Offertenerstellung.

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Versand von Push-Benachrichtigungen, OAuth-Verbindungen zu Google/Microsoft, Review-Booster-E-Mails, Kunden-Uploads.

Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): IT-Sicherheit, Missbrauchsschutz (IP-Protokollierung), Performance-Optimierung (Caching).

Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO): Verarbeitung von Endkundendaten im Auftrag der registrierten Firmen.

5. Spezifische Datenverarbeitungen durch unsere Module

5.1 Lead-Erfassung und Offertenerstellung

Endkunden können über eingebettete Formulare Kontaktdaten und Projektdetails an die jeweilige Firma übermitteln. Die Daten werden in der WordPress-Datenbank als Custom Post Type gespeichert und dem jeweiligen Firmen-Account zugeordnet. Anhänge aus Kundenanfragen (Fotos, PDFs), die per E-Mail oder Anfrageformular eingehen, werden der jeweiligen Anfrage zugeordnet in der Medienbibliothek der Firma gespeichert und mit dem Konto der Firma gelöscht.

5.2 Branchenspezifische Kalkulationsmodule

Folgende Module verarbeiten projektspezifische Daten zur Erstellung detaillierter Offerten: Umzugsmodul (Volumenberechnung, Adressen, Etagenangaben, Inventarlisten), Reinigungsmodul (Objektdaten, Zusatzleistungen, Flächenangaben), Maler-/Gipsermodul (Wandflächen, Materialangaben, Farbauswahl), Handwerksmodul (Gewerke, Stundensätze, Materialkosten) und Gartenbaumodul (37 Positionen in 6 Kategorien).

5.3 Dokumentenerstellung (PDF)

Die Plattform generiert serverseitig PDF-Dokumente (Offerten, Quittungen, Rechnungen, Mängelprotokolle) in bis zu 30 Sprachen. Diese enthalten die in der Offerte erfassten personenbezogenen Daten und werden temporär auf dem Server gespeichert.

5.4 Kunden-Uploads

Endkunden können über einen sicheren, tokenbasierten Upload-Link Fotos und Videos (max. 10 MB pro Datei) hochladen. Diese werden als WordPress-Medien-Anhänge gespeichert und der entsprechenden Offerte zugeordnet. Der Upload-Link ist mit einem kryptographisch sicheren Token geschützt und nur für die jeweilige Offerte gültig. Gleiches gilt für Datei-Anhänge, die Endkunden ihrer Anfrage per E-Mail oder Anfrageformular beifügen — sie werden der Anfrage bzw. der daraus erstellten Offerte zugeordnet.

5.5 Planungskalender

Der integrierte Planungskalender zeigt Termine, Besichtigungen und Aufträge in einer Kalenderansicht an. Die Kalenderdaten werden per AJAX von der WordPress-Datenbank geladen. ICS-Export ermöglicht das Abonnieren in externen Kalendern (Google Calendar, Apple, Outlook).

5.6 Digitale Checklisten

Firmen können digitale Checklisten für Aufträge erstellen und verwalten. Die Checklisten-Daten werden in der WordPress-Datenbank gespeichert und sind dem jeweiligen Offerten-Datensatz zugeordnet.

5.7 Review Booster

Das Review-Booster-Modul ermöglicht es Firmen, Kunden per E-Mail um eine Bewertung zu bitten. Der Kunde gibt seine Bewertung zuerst intern ab. Die Firma sichtet das Feedback und entscheidet, welche Bewertungen zur Veröffentlichung auf Google weitergeleitet werden. Bei der Bewertungsabgabe wird die IP-Adresse des Endkunden erfasst, um Missbrauch zu verhindern. Die IP-Adresse wird ausschliesslich zum Schutz vor Missbrauch verwendet und nach 90 Tagen gelöscht.

5.8 Mängelprotokoll

Firmen können Mängelprotokolle mit Fotos und Beschreibungen erstellen. Die Uploads werden als WordPress-Medien gespeichert und dem jeweiligen Auftrag zugeordnet.

5.9 Rechnungsversand und QR-Rechnung

Der Rechnungsversand ermöglicht das Versenden von Rechnungen per E-Mail mit QR-Code. Unterstützt werden Swiss QR nach SIX-Standard (Schweiz/Liechtenstein) und EPC/SEPA Girocode (EU). Die Rechnungsdaten werden aus den Offertendaten generiert.

6. Schnittstellen zu Drittanbietern und Datenübermittlung

6.1 Google OAuth (Gmail & Kalender)

Firmen können ihr Google-Konto verbinden, damit eingehende Kundenanfragen automatisch erkannt und Termine synchronisiert werden. Angeforderte Berechtigungen: gmail.readonly (Lesen eingehender E-Mails zur Erkennung von Kundenanfragen), userinfo.email (Zuordnung der E-Mail-Adresse) sowie calendar (Lesen und Schreiben von Terminen im Google Kalender der Firma — für den bidirektionalen Abgleich von Besichtigungs- und Auftragsterminen). Der Versand von Offerten und Mitteilungen erfolgt über die Mail-Infrastruktur von Offertensystem, nicht über das Gmail-Konto der Firma. Die OAuth-Tokens werden verschlüsselt in der WordPress-Datenbank gespeichert. Es werden keine Google-Passwörter auf unseren Servern gespeichert. Die Verbindung kann jederzeit getrennt werden, wobei alle gespeicherten Tokens sofort gelöscht werden.

Eingeschränkte Nutzung von Google-Daten («Limited Use»). Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die das Offertensystem über Google-APIs erhält, richtet sich nach der Google API Services User Data Policy einschliesslich der Limited-Use-Anforderungen. Gmail-Daten verwenden wir ausschliesslich, um eingehende Kundenanfragen der verbundenen Firma zu erkennen und daraus Leads bzw. Offerten-Entwürfe zu erstellen; Kalenderdaten ausschliesslich für den Terminabgleich dieser Firma. Diese Daten werden nicht für Werbung verwendet, nicht verkauft und nicht an Dritte weitergegeben. Menschen lesen diese Daten nicht, ausser mit Einwilligung der Firma, aus Sicherheitsgründen oder wenn gesetzlich vorgeschrieben.

Offertensystem's use and transfer of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

6.2 Microsoft OAuth (Outlook)

Firmen können ihr Microsoft-Konto verbinden, damit eingehende Kundenanfragen automatisch erkannt werden. Angeforderte Berechtigungen: Mail.Read (Lesen eingehender E-Mails zur Erkennung von Kundenanfragen), User.Read, offline_access. Der Versand erfolgt auch hier über die Mail-Infrastruktur von Offertensystem, nicht über das Microsoft-Konto der Firma. Die Token-Speicherung und -Löschung erfolgt analog zur Google-Integration.

6.3 Stripe und PayPal (via WooCommerce)

Zahlungen für Abonnements werden über WooCommerce mit Stripe und PayPal abgewickelt. Majahe GmbH (i.Gr.) speichert keine Kreditkartennummern oder Bankdaten. Die Zahlungsabwicklung erfolgt direkt zwischen dem Nutzer und dem jeweiligen Zahlungsanbieter.

6.4 OneSignal (Push-Benachrichtigungen)

Für Browser-Push-Benachrichtigungen nutzen wir OneSignal. Bei Aktivierung wird eine anonyme Subscription-ID erstellt. Es werden keine personenbezogenen Daten an OneSignal übermittelt. Die Aktivierung erfolgt ausschliesslich mit ausdrücklicher Einwilligung des Nutzers. OneSignal ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

6.5 DeepL (Übersetzungen, Premium)

Für automatische Übersetzungen von Offerten und Kommunikation nutzen wir die DeepL API. Zur Übersetzung übermittelte Texte werden gemäss den DeepL-Richtlinien verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert.

6.6 KI-Funktionen (Anthropic)

Für optionale KI-Funktionen setzen wir die Claude-API der Anthropic PBC (USA) ein:

KI-Lead-Erkennung und Quote Bot: Texte eingehender Kundenanfragen (E-Mail-Inhalte, Formular-Freitexte) werden zur Erkennung und Strukturierung der Anfrage sowie zur Erstellung eines Offerten-Entwurfs an die API übermittelt.

Möbel-Vision / Foto- und Dokument-Analyse: Von Kunden bereitgestellte Fotos sowie Foto- und PDF-Anhänge aus Anfragen (z.B. Umzugsgutlisten) können zur automatischen Erkennung von Umzugsgut und Projektdaten analysiert werden.

FAQ-Chatbot: Fragen von Endkunden zur öffentlichen Offerten-Ansicht werden zur Beantwortung an die API übermittelt.

Die Übermittlung erfolgt transient zur Verarbeitung der jeweiligen Anfrage: Anthropic verwendet über die API übermittelte Inhalte gemäss ihren Geschäftsbedingungen nicht zum Training von KI-Modellen und speichert sie nicht dauerhaft. Die Inhalte selbst (Anfragen, Fotos, Dokumente) verbleiben dauerhaft ausschliesslich auf unseren Servern in der Schweiz — Anfrage-Anhänge in der Medienbibliothek der jeweiligen Firma; sie unterliegen dem Löschkonzept nach Abschnitt 10. Grundlage der Übermittlung in die USA sind die EU-Standardvertragsklauseln (mit Schweizer Zusatz); Anthropic nimmt zudem am EU-U.S. Data Privacy Framework teil. Alle KI-Ergebnisse sind als automatische Vorschläge gekennzeichnet und werden vor dem Versand an Endkunden von der jeweiligen Firma geprüft.

6.7 Google Analytics, Google Tag Manager & Google Search Console (via Site Kit)

Wir nutzen Google Analytics 4 (GA4) zur Analyse des Nutzerverhaltens auf unserer öffentlichen Website. Dabei werden Daten wie Seitenaufrufe, Verweildauer, Herkunft der Besucher und Geräteinformationen erfasst. Google Analytics setzt Cookies, die eine Analyse der Benutzung der Website ermöglichen. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Wir haben die IP-Anonymisierung aktiviert — Ihre IP-Adresse wird innerhalb der EU/EWR vor der Übermittlung gekürzt. Google Analytics wird nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung aktiviert (Opt-in über den Cookie-Consent-Banner). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Google Tag Manager dient als Container zur Verwaltung von Google Analytics und wird nicht für eigenständiges Tracking verwendet.

Google Search Console wird zur Analyse der Suchmaschinen-Sichtbarkeit verwendet. Dabei werden keine personenbezogenen Daten von Besuchern an Google übermittelt — die Daten stammen aus dem Google-Suchindex.

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Google. Google ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

6.8 GTranslate (Website-Übersetzung)

Für die automatische Übersetzung der öffentlichen Website nutzen wir GTranslate, das auf der Google Translate API basiert. Beim Aufrufen einer übersetzten Seite werden die Seiteninhalte an die Server von Google übermittelt und dort übersetzt. Dabei können IP-Adresse und Browser-Informationen an Google übermittelt werden. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Google.

6.9 Jetpack (WooCommerce Mobile)

Wir nutzen Jetpack ausschliesslich für die WooCommerce Mobile App zur Bestellverwaltung. Dabei werden Bestelldaten über die WordPress.com-Infrastruktur (Automattic Inc., USA) synchronisiert. Es werden keine Statistiken, kein CDN und kein Tracking über Jetpack eingesetzt. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Automattic.

6.10 Webhooks

Firmen können Webhook-URLs konfigurieren, um Daten automatisch an externe Systeme weiterzuleiten. Die Verantwortung für den datenschutzkonformen Umgang mit den übermittelten Daten liegt beim jeweiligen Firmenkunden. Webhook-Zustellungen werden mit Zeitstempel und Status für bis zu 30 Tage protokolliert.

6.11 WhatsApp-Nachrichten

Firmen können Offerten-Zusammenfassungen per WhatsApp an Endkunden senden. Dabei wird die WhatsApp-Web-API verwendet (Deep-Link). Die Nachricht wird nicht über unsere Server geroutet — sie wird direkt vom Endgerät des Firmenkunden an WhatsApp übermittelt.

6.12 CDN-Dienste

Zur Bereitstellung von Frontend-Bibliotheken werden jsDelivr und cdnjs eingebunden. Beim Abruf wird die IP-Adresse technisch bedingt an die CDN-Anbieter übermittelt.

7. E-Mail-Versand

Der E-Mail-Versand (Offerten, Rechnungen, Benachrichtigungen) erfolgt über den SMTP-Server von Hostpoint (Schweiz) — nicht über die via OAuth verbundenen Google- oder Microsoft-Konten der Firmen; diese Verbindungen dienen ausschliesslich dem Lesen eingehender Anfragen und der Kalender-Synchronisation. Der E-Mail-Versand erfolgt asynchron.

8. Cookies und lokale Speicherung

Offertensystem.com verwendet technisch notwendige Cookies: WordPress-Session (Anmeldestatus, Sitzung/14 Tage), AIOS-Security (Sicherheit, Sitzung), WP-Optimize Cache (Performance, Sitzung). Diese Cookies sind für den Betrieb der Plattform erforderlich und bedürfen keiner Einwilligung.

Optionale Cookies (nur mit Einwilligung): Bei Zustimmung über den Cookie-Consent-Banner werden Cookies von Google Analytics (GA4) und Google Tag Manager gesetzt, um die Nutzung unserer öffentlichen Website zu analysieren. Diese Cookies werden nur aktiviert, wenn Sie im Consent-Banner «Analyse & Statistiken» akzeptieren. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Es werden keine Werbe-Cookies eingesetzt. Es erfolgt kein Tracking durch Facebook Pixel oder vergleichbare Dienste.

8.1 Progressive Web App (PWA)

Die Plattform kann als PWA auf mobilen Endgeräten installiert werden. Die PWA speichert ausschliesslich technisch notwendige Daten im lokalen Cache zur Performance-Optimierung. Es werden keine personenbezogenen Daten lokal auf dem Endgerät gespeichert.

9. Hosting und Sicherheit

Alle Daten werden auf Servern der Hostpoint AG in der Schweiz gespeichert und verarbeitet. Die Schweiz verfügt über einen Angemessenheitsbeschluss der EU gemäss Art. 45 DSGVO.

Sicherheitsmassnahmen: SSL/TLS-Verschlüsselung, All-In-One Security (AIOS) mit Brute-Force-Schutz und Firewall, Nonce-Validierung gegen CSRF-Angriffe, token-basierte Zugriffssteuerung für Kunden-Uploads und öffentliche Offerten-Ansichten, rollenbasierte Zugriffskontrolle (Tier-System: Basis, Pro, Premium). Detaillierte technisch-organisatorische Massnahmen (TOMs) sind separat dokumentiert.

10. Datensparsamkeit und Löschkonzept

Automatische Löschung: Offerten und zugehörige Daten werden nach 21 Tagen automatisch gelöscht, sofern die Firma kein aktives Abonnement hat.

OAuth-Tokens: Bei Trennung der Verbindung werden alle Tokens sofort und unwiderruflich gelöscht.

Webhook-Logs: Zustellungsprotokolle werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

IP-Adressen (Review Booster): Werden nach 90 Tagen gelöscht.

Account-Löschung: Bei Löschung eines Firmen-Accounts werden alle zugeordneten Daten vollständig gelöscht — einschliesslich sämtlicher Datei-Uploads und Anfrage-Anhänge (Fotos, PDFs). Vorher steht eine 30-tägige Export-Frist zur Verfügung.

11. Datenübermittlung ins Ausland

Grundsätzlich werden alle Daten in der Schweiz verarbeitet. Datenübermittlungen ins Ausland können stattfinden bei: Google Analytics/GTM (USA, EU-U.S. Data Privacy Framework, nur mit Einwilligung), Google/Microsoft OAuth (USA, Data Privacy Framework, Einwilligung), Anthropic (USA, EU-Standardvertragsklauseln mit Schweizer Zusatz, Teilnahme am Data Privacy Framework — nur bei Nutzung der KI-Funktionen, transiente Verarbeitung), GTranslate/Google Translate (USA, bei Nutzung der Übersetzungsfunktion), Stripe/PayPal (USA/EU, Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln), OneSignal (USA, nur anonyme Subscription-IDs), DeepL (EU), Jetpack/Automattic (USA, nur WooCommerce-Bestelldaten), jsDelivr/Cloudflare CDN (global, nur IP-Adressen bei Abruf), Webhooks (variabel, Verantwortung des Firmenkunden).

12. Betroffenenrechte

Folgende Rechte stehen betroffenen Personen gemäss DSGVO und DSG zu: Auskunftsrecht (Art. 15), Berichtigungsrecht (Art. 16), Löschungsrecht (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruchsrecht (Art. 21), Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3).

Für Endkunden der Firmen: Da die jeweilige Firma der datenschutzrechtlich Verantwortliche für Ihre Daten ist, wenden Sie sich bitte zunächst an die betreffende Firma. Wir unterstützen bei der Durchsetzung Ihrer Rechte im Rahmen unserer Auftragsverarbeitungsverträge.

13. Beschwerderecht

Schweiz: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB), www.edoeb.admin.ch. EU: Die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Mitgliedstaates.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter offertensystem.com/datenschutz verfügbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Nutzer per E-Mail.

Letzte Aktualisierung: 11. August 2026