Technisch-Organisatorische Massnahmen (TOMs)

1. Zutrittskontrolle

Massnahmen, die Unbefugten den Zutritt zu den Datenverarbeitungsanlagen verwehren:

Die Server werden von der Hostpoint AG in der Schweiz betrieben. Hostpoint betreibt ISO-27001-zertifizierte Rechenzentren mit physischer Zutrittskontrolle (Schliessanlage, Videoüberwachung, Zutrittsprotokolle). Die Anbieterin hat keinen physischen Zugang zu den Servern. Der administrative Zugang erfolgt ausschliesslich über verschlüsselte Verbindungen (SSH/SFTP).

2. Zugangskontrolle

Massnahmen, die verhindern, dass Unbefugte die Datenverarbeitungssysteme nutzen:

WordPress-Login mit starken Passwörtern und All-In-One Security (AIOS) Plugin: Brute-Force-Schutz mit automatischer Sperrung nach fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen, IP-basierte Login-Überwachung und Firewall, Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für Admin-Zugänge, automatische Abmeldung bei Inaktivität. SSH-Zugang zum Server ist auf autorisierte Schlüssel beschränkt. WordPress-Admin-Bereich ist durch zusätzliche Sicherheitsmassnahmen geschützt (geänderter Login-Pfad, CAPTCHA).

3. Zugriffskontrolle

Massnahmen, die gewährleisten, dass Nutzer nur auf die ihnen zugewiesenen Daten zugreifen:

Rollenbasiertes Berechtigungssystem mit Tier-Zuordnung (Basis/Pro/Premium). Jede Firma hat nur Zugriff auf ihre eigenen Daten — strikte Mandantentrennung auf Datenbankebene durch WordPress User-ID-Zuordnung. Mitarbeiter-Zugänge sind beschränkt auf die Funktionen ihrer Firma. Token-basierte Zugriffskontrolle für öffentliche Offerten-Ansichten und Kunden-Uploads (kryptographisch sichere Tokens, die nur für die jeweilige Offerte gültig sind). Nonce-Validierung auf allen AJAX-Anfragen gegen CSRF-Angriffe.

4. Weitergabekontrolle

Massnahmen, die gewährleisten, dass Daten bei Übertragung nicht unbefugt gelesen oder verändert werden:

SSL/TLS-Verschlüsselung (HTTPS) für sämtliche Datenübertragungen. OAuth 2.0 für sichere Authentifizierung bei Google und Microsoft (keine Passwörter auf unseren Servern). E-Mail-Versand über TLS-verschlüsselte SMTP-Verbindungen (Hostpoint oder OAuth-basiert). Webhooks optional mit HMAC-SHA256-Signatur zur Integritätsprüfung. WhatsApp-Nachrichten werden via Deep-Link direkt vom Endgerät des Nutzers übermittelt (nicht über unsere Server).

5. Eingabekontrolle

Massnahmen zur Nachvollziehbarkeit von Dateneingaben und -änderungen:

WordPress-Revision-System für Offerten-Daten (Änderungshistorie). Webhook-Zustellungsprotokolle mit Zeitstempel und Status (30 Tage Aufbewahrung). AIOS-Sicherheitslog mit Login-Versuchen und IP-Adressen. Automatische Zeitstempel bei Erstellung und Änderung von Offerten, Quittungen und Kundendaten.

6. Auftragskontrolle

Massnahmen, die gewährleisten, dass Daten nur gemäss den Weisungen des Verantwortlichen verarbeitet werden:

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit jedem Geschäftskunden. Vertraulichkeitsverpflichtung aller Personen mit Zugang zu personenbezogenen Daten. Dokumentierte Prozesse für die Datenverarbeitung. Unterauftragsverarbeiter (Hostpoint, Stripe, PayPal, Google, Microsoft, OneSignal, DeepL) sind vertraglich zur DSGVO-Konformität verpflichtet.

7. Verfügbarkeitskontrolle

Massnahmen zum Schutz vor zufälliger Zerstörung oder Verlust:

Tägliche automatische Backups durch Hostpoint (Server-Level). WordPress-Datenbank-Backups via WP-Optimize. Hosting bei Hostpoint AG (Schweiz) mit redundanter Infrastruktur und SLA. AIOS-Firewall zum Schutz vor DDoS- und Brute-Force-Angriffen. WP-Optimize Caching für Performance-Stabilität.

8. Trennungskontrolle

Massnahmen, die gewährleisten, dass Daten verschiedener Auftraggeber getrennt verarbeitet werden:

Multi-Tenant-Architektur mit strikter Mandantentrennung: Jeder Firmen-Account hat eine eindeutige WordPress User-ID. Alle Datenbankeinträge (Offerten, Kunden, Quittungen, Kalender, Checklisten) sind der jeweiligen User-ID zugeordnet. Datenbankabfragen filtern ausnahmslos nach der User-ID des angemeldeten Nutzers. Keine Möglichkeit, auf Daten anderer Mandanten zuzugreifen — auch nicht über API-Endpunkte oder AJAX-Requests.

9. Verschlüsselung

SSL/TLS-Zertifikat (Let's Encrypt, automatische Erneuerung) für alle Verbindungen. OAuth-Tokens (Google, Microsoft) werden verschlüsselt in der WordPress-Datenbank (user_meta) gespeichert. Passwörter werden als gesalzene Hashes gespeichert (WordPress phpass). SMTP-Passwörter werden serverseitig verschlüsselt gespeichert.

10. Datensparsamkeit und Löschkonzept

Automatische Löschung inaktiver Offerten nach 21 Tagen ohne aktives Abonnement. OAuth-Tokens werden bei Trennung der Verbindung sofort gelöscht. Webhook-Logs nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Review-Booster IP-Adressen nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Vollständige Datenlöschung bei Account-Kündigung nach 30-tägiger Export-Frist. Kunden-Uploads: max. 10 MB pro Datei, gelöscht mit der zugehörigen Offerte.

11. Incident-Response-Prozess

Erkennung: AIOS-Sicherheitsmonitoring, Login-Überwachung, Anomalie-Erkennung. Bewertung: Klassifizierung der Verletzung nach Schweregrad und betroffenen Daten. Benachrichtigung: Information des betroffenen Verantwortlichen innerhalb von 48 Stunden. Behebung: Sofortige Massnahmen zur Eindämmung und Behebung. Dokumentation: Vollständige Dokumentation des Vorfalls und der getroffenen Massnahmen.

12. Regelmässige Überprüfung

Die technisch-organisatorischen Massnahmen werden mindestens jährlich überprüft und bei Bedarf angepasst. WordPress-Plugins und -Themes werden regelmässig aktualisiert. Sicherheitsupdates werden zeitnah eingespielt.

Majahe GmbH (i.Gr.) — Südstrasse 11 — CH-8180 Bülach — www.offertensystem.com — Stand: April 2026